Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт о списании автотранспортных средств: все о составлении документа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Основанием для отражения в бюджетном учете выбытия автомобиля будет утвержденный акт о списании транспортного средства (ф. 0504105), к нему необходимо приложить копию инвентарной карточки списываемого автомобиля (ф. 0504031).
Списание автомобиля: согласование, оформление, учет
Автор: Ларцева Л. В., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
При наличии оснований для выбытия объектов нефинансовых активов, в том числе автотранспортных средств, они списываются с бухгалтерского учета. Такими основаниями могут быть физический износ автомобиля, его непригодность для дальнейшей эксплуатации и нецелесообразность восстановления, хищение (угон) транспортного средства, повреждение (порча) автомобиля в результате аварии (например, ДТП), стихийного бедствия (пожара, наводнения, урагана и т.д.), безвозмездная передача автомобиля или другие случаи прекращения права оперативного управления на него. О порядке списания транспортных средств, документальном оформлении и согласовании данной операции, а также о правилах отражения выбытия автотранспорта в бухгалтерском учете читайте далее.
Инструкция по заполнению акта о списании
- В начале документа нужно внести данные о компании – владельце автотранспортного средства: ее наименование с указанием организационно-правового статуса.
- Затем вписывается номер документа по внутреннему документообороту, а также дата его составления.
- В табличке справа указывается должность, фамилия, имя, отчество руководителя, который, после оформления акта его утвердит.
- Далее идет информация, касающаяся непосредственно транспортного средства: его модель и номера (заводской, инвентарный, регистрационный).
- Здесь же указывается причина списания и лица, несущие материальную ответственность, если таковые имеются.
Передача сведений об автомобиле в Росимущество
По окончании всех мероприятий, которые предусмотрены актом о списании транспортного средства, акт о списании утвержденный руководителем учреждения, а также перечень документов, который необходимо представить на основании Постановления Правительства РФ от 16.07.2007 № 447 «О совершенствовании учета федерального имущества», необходимо направить в Росимущество в месячный срок, если иное не установлено актами Правительства РФ, для внесения соответствующих сведений в реестр федерального имущества (п. 13 Положения № 834).
Акт о списании автомобиля оформленный комиссией учреждения утверждается только после согласования с государственным органом, в ведении которого находится учреждение. До момента утверждения акта мероприятия по утилизации и демонтажу автомобиля не допускаются.
Списанный с баланса учреждения автомобиль необходимо одновременно отражать на забалансовом счете 02 «Материальные ценности, принятые на хранение».
Металлолом и запчасти, оставшиеся в распоряжении учреждения от демонтажа списанного автомобиля, необходимо принять к учету в составе прочих материальных запасов (счет 0 105 36 000), а доходы, полученные от реализации металлолома, перечисляются в доход бюджета.
После того, как автомобиль утилизирован, он снимается с государственного учета и по нему направляются сведения в Росимущество.
Откройте доступ к закрытой части «Клерка» с подпиской «Премиум». Получите сотни вебинаров и онлайн-курсов, безлимитные консультации и другой закрытый контент для бухгалтеров.
Успейте подписаться со скидкой 20% до 15.10.2021. Подробнее про «Премиум» тут.
Служебная записка — это внутренний документ, с помощью которого подчиненные доводят до руководства необходимую информацию.
Записка оформляется в разных компаниях по-разному. Для нее может быть предусмотрена специальная форма (шаблон) или сотрудники могут оформлять ее по своему усмотрению.
Принципы составления служебной записки:
- писать записку нужно на имя руководителя (или по иерархии, принятой в компании);
- излагать информацию следует без излишней детализации, но с отражением необходимых фактов;
- завершать записку надо указанием своей должности, Ф. И. О., личной подписи и даты составления.
Вручают записку тем способом, который принят в компании для таких бумаг (отдают лично руководителю, отправляют по электронной почте, передают через секретаря с фиксацией в журнале полученной корреспонденции и др.).
Следование этим принципам придаст записке статус официальной бумаги и избавит ее составителя от необходимости давать дополнительные пояснения по изложенным в записке сведениям.
Как списать автомобиль?
Процедура считается достаточно сложной, а также во время ее реализации задействуется большое количество работников предприятия. Важно определиться, будет ли авто утилизироваться или продаваться. Как списать автомобиль в организации? Для этого выполняются следующие действия:
- работник фирмы, ответственный за автомобильный парк организации, подает служебную записку руководителю фирмы;
- в этом документе указывается, по каким причинам требуется списание авто, например, оно попало в аварию, не может быть отремонтировано или закончилась амортизация;
- руководитель издает приказ о формировании специальной комиссии;
- членами комиссии проводится расследование, призванное определить причины списания машины;
- подготавливаются документы комиссией для передачи директору и работникам ГИБДД;
- к этим документам относится ПТС, свидетельство о регистрации на машину, подтверждение принятия авто на баланс, инвентаризационная карточка, технические бумаги на имущество, справка о балансовой стоимости машины, а также диагностическая карта, полученная в результате прохождения технического осмотра;
- если причиной списания выступает попадание в аварию, то дополнительно в ГИБДД передается специальный акт;
- если машина была угнана, то передается в ГИБДД копия постановления, на основании которого было возбуждено уголовное дело;
- если авто было повреждено или вовсе уничтожено должностными лицами, которые относились к имуществу компании халатно, то подготавливаются результаты служебного расследования, а также приказ директора, на основании которого виновные лица привлекаются к ответственности;
- как только все документы будут собраны, проводится осмотр и экспертиза автомобиля;
- составляется заключение, на основании которого можно понять, допускается ли далее пользоваться машиной для работы;
- если не получается сделать оптимальные выводы, то компанией заказывается техническая экспертиза пригодности авто для дальнейшей эксплуатации;
- составляется акт о списании машины, причем для этого учитываются требования Приказа Минфина №52;
- автомобиль снимается с учета в ГИБДД;
- если авто не пригодно для дальнейшей эксплуатации, дополнительно производится утилизация имущества, для чего фирме приходится обращаться в соответствующие организации.
В компании должны храниться акты о списании и утилизации автомобиля. Если разобраться в том, как списать автомобиль в утиль, то процесс легко и быстро выполняется бухгалтером и другими должностными лицами предприятия.
Снятие автомобиля с государственного учета
Юрлица обязаны снять с учета зарегистрированные за ними в подразделениях Госинспекции или органах Гостехнадзора транспортные средства, в которых они зарегистрированы, в случае изменения места регистрации, утилизации (списания) транспортных средств либо при прекращении права собственности на них в предусмотренном законодательством РФ порядке (п. 3 Постановления Правительства РФ (п. 3 Постановления Правительства РФ от 12.08.1994 № 938 «О государственной регистрации автомототранспортных средств и других видов самоходной техники на территории Российской Федерации»).
Снять транспортное средство с государственного учета по заявлению его владельца или организации, уполномоченной в установленном Правительством РФ порядке, производится только после утилизации автомобиля (пп. 2 п. 1 ст. 19 Федерального закона от 03.08.2018 № 283-ФЗ «О государственной регистрации транспортных средств в РФ и о внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ»).
При предъявлении заявителем свидетельства (акта) об утилизации, подтверждающего факт уничтожения транспортного средства регистрационное подразделение снимает транспортное средство с государственного учета (п. 71 Правил государственной регистрации транспортных средств в регистрационных подразделениях ГИБДД МВД РФ, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 21.12.2019 № 1764).
В акте о списании в специально отведенном поле ставится дата снятия автомобиля с учета.
Документы для списания
Каждый гражданин, желающий отправить в утиль свою машину, должен знать, что нужно для списания автомобиля в ГИБДД. Процесс может выполняться для абсолютно любой машины, причем даже в случае, если она была выпущена всего несколько лет назад. Часто автомобили становятся непригодными для использования после серьезных дорожных происшествий.
Как списать автомобиль в ГАИ? Для этого необходимо подготовить следующую документацию:
- правильно сформированное заявление, причем бланк надо брать непосредственно в отделении ГИБДД;
- в заявлении указывается, что требуется списать авто в утиль;
- копия паспорта гражданина;
- ПТС на автомобиль;
- свидетельство о регистрации;
- заранее снятые регистрационные знаки;
- если процедура выполняется доверенным лицом, то представляется копия правильно составленной и заверенной нотариусом доверенности;
- паспорт доверенного лица.
Нередко вовсе у граждан возникает вопрос, как списать машину, если на нее отсутствуют документы или номера. В этом случае в заявлении указываются причины такой ситуации. Например, документация может быть утеряна или украдена.
Какие автомобили подлежат списанию
Инициировать списание транспортного средства в бюджетной организации имеет право руководитель автотранспортного хозяйства либо другое ответственное должностное лицо. Подать служебную записку о состоянии ТС может также работник, закрепленный приказом за авто.
Для расследования фактов, изложенных в докладной, созывается комиссия по списанию, которая рассматривает вопрос об открытии процесса выбытия инвентарной единицы транспорта с баланса предприятия.
Основания для принятия положительного решения и начала процедуры ликвидации:
- износ авто;
- авария;
- неправильная эксплуатация;
- низкое качество ремонта.
Полученные сведения должны указывать на то, что автомобиль не соответствует техническим требованиям и его восстановление невозможно либо нецелесообразно.
Завершение амортизации ТС не является причиной для списания. Если автомобиль с нулевой балансовой стоимостью можно использовать и дальше, собственник переоценивает его либо продляет срок полезного использования.
Акт о списании, а также прочие документы, оформляемые при списании
Согласно Приказу № 52н при списании транспортных средств оформляется акт о списании (ф. 0504105). Такой акт составляется на каждый списываемый автомобиль.
К акту о списании в обязательном порядке прилагается копия инвентарной карточки списываемого объекта.
Ранее было указано, что при списании федерального имущества к акту дополнительно формируется пакет документов согласно перечню, утверждаемому федеральным органом исполнительной власти, в ведении которого находится автономное учреждение.
К примеру, согласно Приказу Минкультуры РФ от 03.10.2011 № 956 для принятия решения о списании федерального имущества, в том числе особо ценного движимого имущества, закрепленного за подведомственными Минкультуры учреждениями на праве оперативного управления, учреждения, помимо акта о списании, формируют следующие документы:
1) технико-экономическое обоснование необходимости и целесообразности списания объектов федерального имущества, подписанное руководителем учреждения (уполномоченным им лицом), подготавливаемое учреждением в произвольной форме;
2) копию заключения о техническом состоянии объекта федерального имущества, подтверждающего отсутствие возможности восстановления и дальнейшего использования;
3) заверенную в установленном порядке копию инвентарной карточки списываемого объекта;
4) фотографию объекта имущества, предлагаемого к списанию, позволяющую однозначно идентифицировать такой объект.
Кроме того, для списания автотранспортных средств дополнительно к указанным документам оформляются:
- копия технического паспорта транспортного средства;
- копия свидетельства о государственной регистрации транспортного средства;
- заверенная в установленном порядке копия акта (протокола) о дорожно-транспортном происшествии в случае возникновения необходимости списания автотранспортного средства в результате аварии.
Помимо этого, дополнительно представляются:
а) при списании автомобиля, выбывшего вследствие аварии, стихийного бедствия и иных чрезвычайных ситуаций:
- копия акта о повреждениях, причиненных автомобилю;
- копия справки уполномоченных организаций, подтверждающей факт аварии, стихийного бедствия или иной чрезвычайной ситуации;
б) при списании автомобиля, выбывшего вследствие хищения, утраты или порчи:
- копия постановления о возбуждении уголовного дела, копия постановления о прекращении уголовного дела или иные документы, подтверждающие принятие мер по защите интересов учреждения или возмещению причиненного ущерба (в случаях хищения или нанесения ущерба имуществу);
- копии объяснительных записок руководителя и материально ответственных лиц учреждения о факте хищения, утраты или порчи имущества и т. п.;
- копии документов, подтверждающие наказание виновных лиц (копия приказа учреждения о принятии мер в отношении виновных лиц (работников учреждения), допустивших повреждение объекта федерального имущества;
- копия справки о возмещении ущерба виновными лицами.
Обратите внимание: копии документов должны быть заверены уполномоченным лицом организации и печатью.
Причины списания автомобиля в организации
Списание ОС кажется делом обычным и простым, но на деле предприятию необходимо составить ряд бумаг, которые бы подтверждали правомерность выбытия основных средств.
Выбытию предшествует оформление приказа о создании специальной комиссии, которой поручается провести списание основных средств (документальное оформление образования такой комиссии строго обязательно). В состав ее включаются следующие лица:
- главный бухгалтер компании;
- технические специалисты;
- МОЛ, за которыми закреплены основные средства, подлежащие выбытию.
В ходе создания комиссии определяются их полномочия. Методические указания предусматривают включение в этот список следующего функционала:
- Комиссия проводит осмотр списываемого объекта. Она же занимается составлением всей документации, связанной со списанием. Сюда входят не только технические и коммерческие, но и бухгалтерские документы.
- Устанавливают причину списания, а также невозможность использования объекта ОС для последующего использования, восстановления или продажи.
- Определяют круг виновных лиц, если ОС пришло в негодность ранее установленного срока службы, было повреждено или частично испорчено. Комиссия в ходе разбирательства разрабатывает предложения по привлечению этих работников к возмещению ущерба.
- Если некоторые части основного средства могут быть использованы в дальнейшей работе (например, в качестве запчасти для другого оборудования), то составляется список этих деталей, проводится их стоимостная оценка. В дальнейшем именно комиссия отвечает за демонтаж всех перечисленных деталей.
- Заполнение актов по списанию, подписание всей необходимой документации.
По завершению осмотра объекта специальной комиссией составляется акт на списание. Форму этого документа утверждает руководитель организации. При желании можно использовать и унифицированные акты, утвержденные 21 января 2003 года после выхода постановления Госкомстата РФ №7. Если предприятие самостоятельно разрабатывает формы актов, то они обязательно должны соответствовать требованиям, отображенным в федеральном законе №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года.
В ходе работы комиссии могут быть составлены акты следующих форм:
- ОС-4 применяется для списания одного объекта, не являющегося транспортным средством;
- ОС-4а – заполняется в случае выбытия транспортных средств;
- ОС-4б – он необходим для списания сразу нескольких основных средств, не относящихся к автотранспорту.
ООО Независимая Экспертиза Волгоград
Основной причиной списания основных средств может служить величина физического или функционального износа. а также завершение срока полезного использования. С балансов предприятий, объединений, организаций и учреждений могут быть списаны здания, сооружения, машины, оборудование, транспортные средства и другое имущество, относящееся к основным средствам: Износ с точек зрения бухгалтера и оценщика представляет собой разные процессы.
В бухгалтерских документах «износ»- экономический механизм компенсации износа основных фондов, которые принято называть «амортизацией», то есть процесс восполнения потери стоимости объекта и процесс накопления средств ( источников ) для приобретения новых объектов взамен износившихся. Такое накапливание осуществляется путем включения в издержки производства сумм амортизационных отчислений.
Что происходит с автомобилем
В течение всего периода рассмотрения вопроса об исключении ТС с баланса, автомобиль должен находиться в распоряжении предприятия, за которым он закреплен. Запрещается досрочная разборка, сдача в металлолом и изъятие с него отдельных узлов и деталей.
Восстановление автомобилей из утиля – разве это выгодно и кому это нужно?
В случае установления фактов безосновательной разукомплектации машины, виновных могут привлечь к ответственности.
После того как уполномоченный госорган издал приказ о списании авто и определил порядок его выбытия из учета, материально-ответственное лицо обязано снять пригодные детали и передать их по акту начальнику автотранспортного хозяйства.
Демонтированное ТС предприятие сдает в металлолом. Для этого со специализированной организацией заключается договор утилизации автомобиля, которым определяются условия (порядок вывоза, стоимость и сроки расчетов).
После уничтожения машины исполнитель услуги выдает заказчику акт об утилизации. Этот документ необходим для снятия авто с учета в ГИБДД.