Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как ИП уведомить об отсутствии у него печати». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На основании этого файла заявляют налоговый вычет, ведут корректный бухучет, списывают возникшие затраты. С его помощью серьезно экономится время и силы сотрудников, уменьшается количество необходимых документов.
Для каких целей может оказаться нужен
При продаже или отгрузке товаров теперь компания не собирает пакет документации из накладных, счет-фактуры и иных передаточных файлов. Все уже прописано на едином универсальном листе.
По факту это СФ, дополненная нужными строками, в частности, об отгрузке и приемке. Когда бумага будет корректно оформлена, ее можно будет отправлять в налоговую и контрагентам.
Главное — перед переходом на новую систему, то следует закрепить это в учетной политике. Все перемены важно внести до начала нового налогового периода.
Какие документы заменяет
Выше мы говорили, как правильно подписать УПД покупателю и продавцу. Осталось разобраться, вместо чего может использоваться этот файл.
Главная цель этого бланка — использоваться взамен целого комплекта. Он с легкостью объединяет в себе строки для счета-фактуры и разнообразной первички. А возможность создавать дополнительные поля делает его действительно универсальным. По факту это СФ с добавленными к ней графами про отгрузку и приемку.
Кроме того, допускается отправлять его не только контрагенту и клиенту. Можно сформировать и отправить в налоговую. Важно не забыть сначала зафиксировать его в учетной политике, а потом — не менять шаблон, использовать одну форму.
В универсальном передаточном документе есть реквизит Статус. Его значение может быть «1» или «2». Если в поле Статус указать «1», то документ применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первички.
Если значение статуса равно «2», то УПД будет использоваться только в качестве первичного учетного документа. УПД со статусом «2» могут смело применять «упрощенцы», так как выставление такого документа не приводит к возникновению обязанности по исчислению и уплате НДС. Кроме этого, документ со статусом «2» может применяться при отгрузке товаров комитентом комиссионеру.
Если статус документа «2», то поля, установленные в качестве обязательных исключительно для счета-фактуры, могут не заполняться:
- «К платежно-расчетному документу» (строка 7);
- «В том числе сумма акциза» (графа 6);
- «Налоговая ставка» (графа 7);
- «Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);
- «Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);
- «Номер таможенной декларации» (графа 11).
Как заполнить дату УПД
В рекомендуемой форме универсального передаточного документа мы видим три даты:
- строка (1) — дата составления документа;
- строка [11] — дата совершения факта хозяйственной жизни (дата реальной отгрузки товаров, передачи заказчику результатов работ, предъявления документа об оказании услуг, передачи имущественных прав);
- строка [16] — дата получения товаров, приемки результатов работ, оказания услуг, получения имущественных прав.
Вспомним, как законодательство увязывает дату составления счета-фактуры, момент определения налоговой базы и возникновение права на вычет у покупателя. В соответствии с п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур:
- счет-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
- счет-фактура, выставленный до даты отгрузки (до оформления первичных документов, подтверждающих отгрузку), не может являться основанием для вычета (письма Минфина РФ от 09.11.2011 № 03-07-09/39, от 17.02.2011 № 03-07-08/44);
- моментом определения налоговой базы по НДС для работ следует признавать дату подписания акта сдачи-приемки работ заказчиком (письма Минфина РФ от 16.03.2011 № 03-03-06/1/141, от 07.10.2008 № 03-07-11/328).
Согласно ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а при невозможности — непосредственно после его окончания.
Рассмотрим теперь возможные варианты проставления дат в передаточном документе:
- УПД составляется в момент совершения факта хозяйственной жизни (отгрузки товара, передачи работ, услуг, имущественных прав). Вполне может быть «идеальный вариант», когда дата составления документа, даты отгрузки и приемки товаров совпадают, тогда соответственно совпадают и показатели строк 1, 11 и 16.
- Могут совпадать даты составления документа и дата отгрузки, то есть совпадают строки 1 и 11, а дата приемки, то есть стр. 16 будет позже.
В этих случаях моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строках 1 и 11, а для работ — в строке 16.
- УПД может составляться до совершения факта хозяйственной жизни (перед отгрузкой товаров, передачей), тогда хронология событий будет выглядеть следующим образом:
Что такое статус УПД
В универсальном передаточном документе есть реквизит Статус. Его значение может быть «1» или «2». Если в поле Статус указать «1», то документ применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первички.
-
Обратите внимание: в приложении № 4 к письму № ММВ-20-3/96@ сказано, что статус документа носит лишь информационный характер. А фактически он определяется наличием (или отсутствием) в нем всех показателей, обязательных для первичных учетных документов и (или) счетов-фактур. Поэтому, если продавец заполнил правильно все обязательные реквизиты УПД, но ошибся в поле «Статус» (вместо 1 поставил 2), это не означает, что покупатель не сможет воспользоваться вычетом «входного» налога на добавленную стоимость.
Если УПД используется только в качестве первичного документа (статус 2), то в нем не заполняются следующие показатели, которые обязательны исключительно для счета-фактуры:
-
«К платежно-расчетному документу» (строка 7);
-
«В том числе сумма акциза» (графа 6);
-
«Налоговая ставка» (графа 7);
-
«Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);
-
«Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);
-
«Номер таможенной декларации» (графа 11).
Примечательно, что эта форма по своей сути не является чем-то совершенно новым, а соединяет в себе функции уже существующих первичных документов. Такое соединение сокращает затраты времени на ведение отчетности, что более удобно. Мысли о создании такого документа существовали достаточно давно, но развить идею получилось только после принятия поправок в закон о бухгалтерском учете.
Внесенные в текст правового акта изменения позволили устранить существовавшие долгое время противоречия и наконец создать единый передаточный акт.
Его создание не было беспроблемным — проект выносили на обсуждение несколько раз, в том числе на специализированных форумах. Так эксперты в области права и специалисты, каждый день работающие с бухгалтерской отчетностью, получили возможность постоянно следить за состоянием проекта и высказывать свое мнение. Полученные замечания учитывались, в итоге текст документа переделывался несколько раз и его окончательный вариант сильно отличается от первоначального. На официальном интернет-портале ФНС России было также опубликовано письмо с рекомендациями к применению нового передаточного акта.
В результате вместо обширного документа, регулирующего всю первичную отчетность в бухгалтерии, работники получили новую форму и список советов по заполнению полей документа. В тексте письма работники налоговой службы предложили использование универсального передаточного акта в качестве формы бухгалтерской отчетности.
Как УПД присваивают номер
Номер документации в отчетности напрямую связан с её статусом. Делается это из-за того, что по требованиям налогового законодательства нумерация документов в отчетности должна четко соблюдаться. Например, при выставлении счета-фактуры в первой же строке указывается его порядковый номер. При этом все номера этих бумаг, в том числе если они носят корректировочный либо авансовый характер, указываются в хронологическом порядке. Не стоит забывать и о наличии специального порядка нумерации счетов-фактур в обособленных подразделениях организации. Как присвоить номер УПД?
Если рассматривать требования к первичной бухгалтерской документации, становится понятно, что номер не относится к обязательным элементам оформления. Соответственно, УП со статусом 1 получает номер по хронологии нумерования счетов-фактур, а УПД, имеющий статус два, получает номер по правилам, применимым к первичной документации.
Кроме того, статус 1 определяет, в каком случае оформляется счет-фактура как унифицированный единый с товарной накладной документ.
Кто ставит подписи в УПД
Для правильного оформления отчетности нужно знать, кто расписывается в УПД или является ответственным за правильность оформления факта хозяйственной деятельности. Строки, где должны подписываться руководитель организации, главный бухгалтер или иные уполномоченные лица, всегда заполняются в соответствии с требованиями законодательства. Нет исключения при заполнении данных реквизитов и в УПД со статусом 2.
В строке под номером 10 указывают: должность, инициалы и подпись лица, что отгрузил товар, или же того, кто обладает полномочиями подписывать документы о передаче результатов выполнения работ, оказания услуг и передачи имущественных прав от имени компании либо ИП. Если этот человек, и человек, подписывающий счет-фактуру — одно и то же лицо, то можно указать только должность и инициалы, а подпись не дублировать.
В 13 строке указывают должность, инициалы и подпись человека, уполномоченного подписывать данный документ со стороны продавца и ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни. Если это лицо уже указано в строке 10, то не нужно подписываться в 13 строке — достаточно инициалов и должности.
В 15 строке указывают должность, инициалы и подпись лица, принявшего товар, или уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ, оказания услуг, прав на имущество от имени субъекта экономики.
Наконец, 18 строка заполняется должностью, инициалами и подписью лица, несущего ответственность за правильное оформление факта хозяйственной деятельности со стороны покупателя. Если то же лицо уже расписалось в 15 строке, дублировать его подпись в 18 строке не нужно.
Стоит обратить внимание, что в статью 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» было предложено внести изменения, согласно которым ужесточатся требования к первичным документам учета — в частности, не будут допускаться к учету бумаги по мнимым, не совершенным и фиктивным сделкам.
Законодательными изменениями разграничена ответственность лиц, принимающих участие в подписании первичной документации. Так, тот человек, что ответственен за правильность оформления факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу документов для их регистрации в регистрах бухучета компании и одновременно отвечает за достоверность указанных в них сведений. А лицо, что занимает должность, трудовые обязанности которой предусматривают ведение бухгалтерского учета, или же занимается этой деятельностью согласно условиям заключенного договора, не несет ответственности за правильность оформления хозяйственной жизни компании.
Как заверять документы при отсутствии печати
Основное предназначение печати заключается в возможности правильно и быстро заверить различную документацию. При ее отсутствии предпринимателю приходится пользоваться другими способами для собственной идентификации.
Внимание! Многие бизнесмены считают, что штамп на документации гарантирует, что документ был подписан бизнесменом.
Но на самом деле процесс создания печати является очень простым, поэтому ею может воспользоваться любой человек. Поэтому ее наличие на документе не может выступать стопроцентным доказательством того, что бумага заверялась ИП. Поэтому при ее отсутствии предприниматель может заверять документы другим законным способом. Для этого учитываются следующие правила:
- в конце любой официальной документации ставится подпись;
- указывается «БП», что подтверждает, что предприниматель не пользуется печатью во время ведения деятельности.
Некоторые крупные компании отказываются от сотрудничества, если работает ИП без печати на своей документации. Изменить их мнение можно путем представления нормативных актов и других нормативных бумаг.
На каком основании ИП вправе работать без оттиска
В действующем законодательстве РФ отсутствует обязанность индивидуального предпринимателя иметь оттиски и штампы. Их наличие прямо не предусмотрено ни ГК РФ, ни ФЗ «О регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» № 129-ФЗ, при подписании документов предприниматель указывает «б/п» — без печати. Но на практике не все так однозначно. Лояльность к неиспользованию оттиска закреплена не во всех нормативных правовых актах. Например, его наличие требуется при залоге (п. 2 ст. 338 ГК РФ). Если деятельность индивидуального предпринимателя связана с такими случаями, то во избежание спорных ситуаций рекомендуется использовать штамп. До 2021 года такое требование существовало и для бланков строгой отчетности. Важно! С 01.01.2021 отменили Постановление Правительства РФ № 359 от 06.05.2008, в котором существовало требование ставить оттиск на бланках строгой отчетности (Постановление Правительства РФ от 18.06.2020 № 875). При этом прослеживается тенденция к уходу от лишних реквизитов, проставление оттиска чаще предусматривается нормативными актами при условии его наличия, например, изменения, внесенные Федеральным законом № 82-ФЗ от 2015 года:
- в регулировании двойного складского свидетельства (ст. 913 ГК РФ);
- в требованиях к заявкам на участие в госзакупках (ст. 51, 88 ФЗ «О контрактной системе» № 44-ФЗ);
- при оформлении акта о несчастном случае (ст. 230 ТК РФ).
- Кого стоит уведомить
Об оформлении документов в случае работы ИП без печати
Перевозчик (ИП) оказывает организации транспортные услуги. Работает без печати, наше законодательство не обязывает ИП иметь печать. Но бухгалтерия обязывает ставить пометку «без печати верно» в документах и актах выполненных работ.
Вопрос.
Есть ли в законодательстве такие требования?
Ответ. Согласно п. 1 ст. 23 ГК РФ гражданин вправе заниматься предпринимательской деятельностью без образования юридического лица с момента государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя, за исключением случаев, предусмотренных абз. 2 п. 1 ст. 23 ГК РФ.
В отношении отдельных видов предпринимательской деятельности законом могут быть предусмотрены условия осуществления гражданами такой деятельности без государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя.
К предпринимательской деятельности граждан, осуществляемой без образования юридического лица, соответственно, применяются правила ГК РФ, которые регулируют деятельность юридических лиц, являющихся коммерческими организациями, если иное не вытекает из закона, иных правовых актов или существа правоотношения (п. 3 ст. 23 ГК РФ).
Действующие нормативно-правовые акты не содержат положений о необходимости наличия печати у индивидуального предпринимателя.
Ни в ГК РФ, ни в Федеральном законе от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» не говорится о том, что индивидуальный предприниматель должен иметь печать. В разъяснениях УФНС России по г. Москве (Письмо от 28.02.2006 N 28-10/15239) также указано, что обязанность индивидуального предпринимателя приобретать и использовать печать при осуществлении своей деятельности действующим налоговым законодательством не предусмотрена. Действующее законодательство не обязывает индивидуальных предпринимателей иметь и использовать в работе собственную печать (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 03.06.2019 N Ф07-4034/2019 по делу N А44-1599/2017).
Таким образом, наличие печати остается на усмотрение самого индивидуального предпринимателя.
Печать не является способом идентификации физического лица, ведущего предпринимательскую деятельность, хотя на практике и используется в обороте (Постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 29.10.2015 N 08АП-5755/2015 по делу N А46-16903/2014).
Законодательство не содержит указания на обязательность наличия у индивидуального предпринимателя собственной печати или обязанность предпринимателя использовать печать при осуществлении своей деятельности, а следовательно, не является нарушением законодательства ведение деятельности индивидуальным предпринимателем без печати (Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 07.05.2018 N Ф10-1162/2016 по делу N А64-1376/2015 (Определением Верховного Суда РФ от 13.07.2018 N 310-ЭС18-10136 отказано в передаче дела N А64-1376/2015 в Судебную коллегию по экономическим спорам Верховного Суда РФ для пересмотра в порядке кассационного производства данного Постановления), Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 25.12.2017 N Ф06-28031/2017 по делу N А12-12456/2017).
Законодательно не закреплено ИП, иметь печать, на месте печати ИП может написать б/п. В Законодательстве не прописано, что для подтверждения подписи, ИП нужен какой- либо штамп. Подлинность документа Индивидуальный предприниматель подтверждает подписью.
С нашей точки зрения, письма от индивидуального предпринимателя с указанием об отсутствии у него печати вполне достаточно для обоснования того, что на накладной отсутствует печать принимающей стороны.
Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» бухгалтером-консультантом ООО НТВП «Кедр-Консультант» Петровой Натальей Борисовной в декабре 2020 г.
При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.
Наличие печати для ИП обязательно в следующих ситуациях:
- Есть наемные сотрудники, что обязывает заполнять трудовые книжки. Если у вас будут только электронные трудовые, тогда можете обойтись и без печати. Но если будут сотрудники, у которых бумажные трудовые, тогда все записи в них придется заверять печатью;
- Работаете в сфере перевозок. Путевые листы (вне зависимости от вида транспорта) заверяются печатью;
- При участии в тендерах, надо ставить печать на заявке по выполнению госзаказа, иначе ее не примут.
Стоимость изготовления печати колеблется от нескольких сотен до нескольких тысяч рублей. Срок изготовления зависит от условий договора и сложности работы. Обычно на изготовление штампа уходит от нескольких часов до двух-трех дней. Стоимость зависит от:
- оснастки:
- ручная,
- автоматическая;
- дизайна:
- простой,
- сложный;
- срочности изготовления.
Чем сложнее изготовление вашей печати, тем больше денег вы отдадите за нее, и тем дольше будет изготовление.
Чтобы изготовить печать надо:
- обратиться в специализированную компанию;
- предоставить копии паспорта, ОГРНИП, ИНН;
- выбрать дизайн;
- заключить договор на оказание услуг по изготовлению печати,;
- оплатить услугу;
- забрать печать.
Для защиты печати от подделок, можно запросить изготовление дополнительных защитных средств:
- гильоширные сетки толщиной до 0,01 мм.,
- химические или ультрафиолетовые метки,
- многоцветность,
- гравировка рисунков и фотографий,
- двухмерный штрих-код.
Заявление о работе без нее
Организации не обязаны ставить печать на декларациях и документах, представляемых в инспекциюПо новым правилам организации, отказавшиеся от использования печати, должны заверять записи о приеме на работу, кадровых перемещениях и увольнениях только подписью руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Компании, продолжающие использовать печать, должны по-прежнему заверять печатью увольнительные записи. По рекомендации Минтранса этот документ должен содержать печать. Статья 23 Гражданского кодекса РФ даёт разрешение любому гражданину страны заниматься частным бизнесом. Права и обязанности у ИП такие же, как и у юридического лица, а сама деятельность регулируется теми же законами. Они прописаны в пункте 3 выше упомянутой статьи 23.
Составляем уведомление об отсутствии печати
Напомним, что с 07.04.2015 хозяйственные общества (ООО и АО) не обязаны иметь печать (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ ). Соответствующие изменения внесены, в частности, в п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».
С указанной даты наличие печати – право, а не обязанность организации. Конечно, кроме случаев, когда обязанность общества использовать печать предусмотрена каким-либо федеральным законом. Или использование обществом печати предусмотрено уставом.
Для ИП наличие печати не было обязательным и ранее.
Поэтому если, например, федеральным законом или соглашением сторон (например, в договоре поставки) не предусмотрено обязательное проставление печати, требовать ее наличия ваш контрагент не вправе. В ответ на его просьбу или требование вы можете направить уведомление о неприменении печати.
Составить такое уведомление можно в произвольной форме. В нем необходимо указать о факте неприменения вами печати со ссылкой на соответствующие нормы законодательства. Уведомление может быть адресовано как конкретному контрагенту, так и, что более удобно, составлено для неопределенного круга лиц.
Приведем для уведомления об отсутствии печати у ИП образец его заполнения.
Ип без печати как подписывать документы образец
В начале апреля текущего года в нашей стране вступил в силу Федеральный закон, который внес поправки в отношении обязательного использования печати индивидуальными предпринимателями. Теперь, по закону, организации и юридические лица иметь собственную круглую печать не обязаны – раньше ее наличие было непременным условием ведения предпринимательской деятельности. Но право приобретать печать и использовать ее в своей деятельности у ИП остается.
Полномочия генерального директора возникают в силу избрания общим собранием участников общества или советом директоров. В обоих случаях эти решения оформляются соответствующими документами — протоколом общего собрания, протоколом заседания совета директоров.
Печать для индивидуальных предпринимателей. Документальное оформление когда предприниматель не имеет печать. Как оформить товарную накладную при продаже товаров оптом.