Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые путевые листы с 2023 года в 1С — образец». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
Нужно ли заполнять путевой лист ежедневно
Самый частый вопрос, который возникает на практике, звучит так: можно ли сотруднику, управляющему автомобилем в управленческих целях, оформлять путевые листы не на каждый день, а, например, на месяц?
Для ответа на этот вопрос обратимся к п. 2 Приложения к приказу Минтранса России от 11.09.2020 N 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». В нем сказано, что «сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован». Это означает, что путевой лист может быть составлен и на более длительный период, например, на неделю или месяц.
Но в этом случае отметки о медосмотре водителя (если медосмотр обязателен) должны проставляться в путевом листе ежедневно. То есть бланк должен быть составлен таким образом, чтобы все это уместилось.
Кстати, форму бланка путевого листа и срок, на который оформляются путевые листы, целесообразно отразить в учетной политике организации.
Электронный путевой лист
Применение электронных путевых листов факультативно.
Формат такого документа разрабатывается ФНС России, свой использовать нельзя.
Пп. 27 ч. 1 ст. 2 Устава относит электронный путевой лист к категории электронных перевозочных документов наряду с электронной транспортной накладной, электронным заказ-нарядом, электронной сопроводительной ведомостью, электронным договором фрахтования, электронным заказом и электронной заявкой.
Это означает, что при оформлении и обмене электронными путевыми листами нужно руководствоваться одноименной ст. 18.1 Устава.
Электронный путевой лист:
-
подписывается участниками информационного взаимодействия УКЭП или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), сертификат ключа проверки которой создан и используется на портале Госуслуг. Файлы обмена электронного путевого листа предполагают подписи:
- лица, заполняющего сведения об организации или ИП, о сроке действия путевого листа, о транспортном средстве, о водителе (водителях), о виде перевозки и виде сообщения;
- медработника, проводившего предрейсовый (предсменный, послерейсовый, послесменный) медосмотр водителя (если он проводится);
- лица, ответственного за проведение предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если проводится);
- лица (лиц), уполномоченного(ых) на заполнение сведений о показаниях одометра (например, водителя, диспетчера, ИП).
Все подписанты файлов обмена должны обладать хотя бы одним из указанных видов подписей и применять их;
-
обмен электронными путевыми листами между участниками информационного взаимодействия осуществляется посредством использования информационных систем электронных перевозочных документов (ЭПД), т. е., только через уполномоченных операторов ЭДО и никаким иным способом;
-
электронный путевой лист подлежит направлению в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), где, согласно Постановлению Правительства от 03.03.2022 г. № 281, сведения из такого путевого листа становятся доступны МВД России, Минтрансу России, Минцифры России, ФНС России, Ространснадзору.
В случае использования электронного путевого листа при приеме груза для перевозки перевозчик или водитель транспортного средства должен предъявить для сверки грузоотправителю путевой лист в форме электронного документа, либо его копии на бумажном носителе (п. 1 ст. 10 Устава, п. 15 Порядка оформления или формирования путевого листа, утв. Приказом Минтранса № 390).
Вносить исправления в электронный путевой лист нужно в общем порядке, предусмотренном для электронных документов. Допускается исправление путем составления нового (исправленного) документа; новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного путевого листа, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первоначальный документ (п. 21 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете»).
Хранить электронные путевые листы необходимо в форме электронных документов, распечатка не обязательна и не может заменить оригинал (п. 23, 24 ФСБУ 27/2021). Срок хранения в общем случае составляет 5 лет, а если путевой лист является единственным документом, подтверждающим вредные и опасные условия труда водителя, срок его хранения увеличивается до 50 лет (п. 553 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Как будет выглядеть электронный путевой лист
Изменения в правила оформления электронного путевого листа внесены Федеральным законом от 6 марта 2022 года № 39-ФЗ. Он вступит в силу с 1 марта 2023 года. Тогда же обновятся правила заполнения электронного путевого листа, указанные в ст. 6 Устава автомобильного транспорта. Это такие же обязательные реквизиты и порядок заполнения, что и сейчас, для бумажных путевых листов.
К весне будут утверждены:
- порядок оформления электронных путевых листов;
- порядок предъявления электронного путевого листа сотруднику ГИБДД. Можно предположить, что водители будут действовать по аналогии с предъявлением электронных полисов ОСАГО. Напомним, сейчас полис предъявляют в распечатанном виде или на экране гаджетов.
Штраф за отсутствие путевого листа
Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.
Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.
Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.
На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.
Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.
Подробно о нарушениях и штрафах — в таблице:
| Нарушение | Кто проверяет и штрафует | Нормативный документ | Размеры штрафов |
|
Водитель работает без путевого листа |
ГИБДД |
Ст. 12.3, 12.31.1 КоАП |
Водитель — 500 руб. |
|
Путевой лист не подтверждает расходы на работу ТС |
ФНС |
НК РФ, ст. 122 |
20% от доначисленного налога |
|
Нет отметки о медосмотре |
ГИБДД или Минтранс |
Ст. 12.31.1 КоАП |
Водитель — 3 тыс. руб. |
|
Роструд |
Ст. 5.27 КоАП |
Директор — от 15 до 25 тыс. руб. |
|
|
Росздравнадзор |
Ст. 11.32 КоАП |
Водитель — 1 000 — 1 500 руб. |
|
|
Нет отметки о техническом контроле |
ГИБДД или Минтранс |
Ст. 12.31.1 КоАП |
Водитель — 3 тыс. руб. |
На сколько оформляется путевой лист?
9. Путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.
10. Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.
11. Путевой лист должен быть оформлен или сформирован до выпуска транспортного средства на линию.
Допускается оформление или формирование нескольких путевых листов на одно транспортное средство раздельно на каждого водителя.
Данный пункт вызывает много вопросов у организаций в связи с тем, что в новом Приказе прямо не указано, на какой срок разрешается оформить путевой лист.
До 1 марта 2023 года используется достаточно подробная формулировка пункта, из которой понятно, что путевой лист оформляется либо на 1 день, либо на 1 рейс (если длительность рейса превышает 1 день). В новом Приказе законодатели решили сделать формулировку короче, однако это не означает, что она стала понятнее.
На самом деле смысл пункта полностью сохранился, просто в нем отказались от непонятного термина «рейс». Теперь путевые листы оформляются перед выпуском ТС на линию. А уж на сколько автомобиль будет выпущен на линию (на один день или на несколько) — решать организации.
Действующий перечень реквизитов в 2023 году
Несмотря на то, что бланк путевого листа никак не упорядочиваются законом, обязательный перечень реквизитов описан в приказе Минстранса №368 от 11.09.2020. На сегодняшний день реквизиты должны быть такие:
- наименование формы, номер по порядку;
- период действия;
- сведения о владельце ТС;
- информация о транспортном средстве;
- данные водителя;
- информация о перевозке (вид сообщения, тип перевозки).
Если в путевом листе указаны ложные сведения или информация предоставлена не полностью, водитель должен оплатить штраф: от 500 до 100 000 рублей для должностных, юрлиц и ИП.
Обязательные реквизиты путевого листа
Опираясь на перечисленные сведения, бухгалтер компании или ИП не только осуществляет контроль использования ТС и эффективности работы водителя, но и производит начисление зарплаты водителю, механику и диспетчеру. Оформлением ПЛ и ведением учета их выдачи обычно занимается руководитель подразделения, бухгалтер, диспетчер или другое назначенное лицо.
С 2013 года единые стандарты ряда первичных документов упразднены — компании и ИП вправе разработать собственный бланк путевого листа либо использовать унифицированную, ранее утвержденную постановлением Госкомстата форму, что для большинства предприятий является предпочтительным вариантом. При этом существует набор реквизитов, заполнять которые следует обязательно.
Путевой лист – документ первичного учета, он должен быть пронумерован и датирован. В нем обязательно указываются следующие сведения:
- о сроке действия ПЛ, т.е. дата – число, месяц год, в течение которого документ актуален, если ПЛ оформляется на несколько дней, то указывают его период действия;
- о лице, оформившем ПЛ (для компании – название, организационно-правовая форма, ОГРН, место нахождения, телефон, для ИП – ФИО бизнесмена, ОГРНИП, адрес, телефон);
- о ТС (рег. номер, тип ТС, его модель, при использовании с прицепом/полуприцепом – его рег.номер и модель; показания одометра в полных км пробега на начало и конец рабочей смены; факт проведения предрейсового техосмотра ТС, а также послерейсового осмотра; дату и время выпуска ТС на линию и его возвращения);
- о водителе (ФИО, дата и время проведения предрейсового и послерейсового медосмотра).
Также в разряд обязательных входят следующие реквизиты путевого листа 2022. Это:
- сведения о перевозке — потребуется включить в документ данные о видах сообщения (например, городском, пригородном, междугородном или международном) и видах перевозки пассажиров или грузов (регулярные, по заказам, легковым такси). Данные сведения закреплены в ст. 4 и 5 закона от 08.11.07 № 259-ФЗ);
- сведения о ТС — кроме типа и модели ТС теперь следует дополнительно указывать его марку, а при использовании с прицепом или полуприцепом следует отразить в ПЛ и марку прицепа/полуприцепа. Уточняется, что сведения о ТС включают в себя показания одометра как при выезде его с парковочной стоянки, так и при заезде на парковку по окончании рабочей смены. Если в компании эксплуатируются трамваи и троллейбусы, в ПЛ следует указывать их регистрационные и (или) инвентарные номера;
- обязанность послерейсового медосмотра водителей предусмотрена лишь в случае обязательности этой процедуры согласно законодательству РФ.
Правила оформления путевых листов
- Путевой лист по новым правилам оформляется даже в том случае, если в транспорте нет груза и пассажиров, а есть только один водитель. То есть путевой лист заполняется на любое транспортное средство, которое используется организацией или предпринимателем.
- Путевой лист теперь можно составлять в электронном формате, который утверждает ФНС. Делает это владелец транспорта, а если тот передан в аренду с экипажем, то арендодатель.
- Отметки о медосмотре медработник должен заверить электронной подписью, которая создана на Госуслугах.
- Ответственный за техническое состояние и эксплуатацию транспорта заверяет электронной подписью сведения: — о дате и времени выпуска ТС на линию; — о дате, времени и результате предрейсового контроля технического состояния.
- Назначенное руководителем лицо также заверяет ЭП сведения о дате, времени и показаниях одометра при выезде ТС с парковки и заезде на нее. Если транспорт передают последующему водителю, то при передаче необходимо заверить эти же отметки.
- Если электронный путевой лист предъявляют при приеме груза для перевозки, его можно использовать в электронной форме или в виде бумажной копии.
- Если используется электронный путевой лист, топеревозчик или водитель должен предоставить грузоотправителю для сверки подтверждение формирования электронного путевого листа и его реквизиты.
Новые сведения в путевом листе
Сведения о собственнике (владельце)-юрлице должны содержать полное наименование, адрес в пределах местонахождения, номер телефона, ОГРН. Прежний Приказ не оговаривал, что наименование должно быть полным, зато требовал указывать организационно-правовую форму. От ИП требуется указать свои ФИО, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, ОГРН. Обратите внимание: раньше ИП просили привести почтовый адрес, а теперь — адрес по прописке.
Одним из обязательных реквизитов остаются показания одометра (полные километры пробега). Их раньше следовало указывать на момент выезда транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании рабочего дня (смены) водителя транспортного средства и при заезде транспортного средства на парковку по окончании рабочего дня (смены) водителя. Теперь дополнительно приводятся показания одометра на момент приёма-сдачи транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления или формирования нескольких путевых листов на одно транспортное средство).
Данные о проведении предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинских осмотров водителя дополнены наименованием медицинской организации (если медицинский работник состоит в штате медицинской организации), а также обязательным указанием серии, номера, даты выдачи и срока окончания действия лицензии на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров.
Определено, что информация о видах перевозки должна содержать следующие варианты формулировок:
- коммерческие перевозки:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа;
- перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе, по договору аренды транспортного средства с экипажем);
- перевозка пассажиров и багажа по заказу;
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
- организованная перевозка групп детей автобусами по договору фрахтования;
- перевозки для собственных нужд;
- передвижение и работа специальных транспортных средств.
Когда можно ездить без путевого листа
Возможность ездить без путевки зависит от формы собственности на автомобиль, вид ТС и цели поездки. Согласно нормативам при управлении собственником грузового автотранспорта путевка требуется при осуществлении рейса в любых случаях, так как, за рулем находится водитель, оформленный в этом качестве. Перевозит индивидуальный предприниматель мебель для себя или по заказу – неважно. П.л. заполняют со всеми необходимыми реквизитами, включая осмотр медиком и контролером техсостояния авто.
Если водитель легкового такси одновременно является владельцем автомобиля. Совершать поездки для собственных нужд, без оформления путевки, можно. При этом необходимо:
- снять опознавательный фонарь с крыши;
- передвигаться только в общем потоке;
- не осуществлять посадки/высадки пассажиров;
- при случае, доказать инспектору ДПС (МАДИ), что пассажиров не перевозите, авто используется для себя.
Если автомобиль-такси арендован, использовать его для личных целей запрещено, если отсутствует специальное разрешение автовладельца. Только перевозка пассажиров и поездка в гараж. Путевой лист водителю нужно иметь всегда с собой. Без путевки может везти себя сам директор или сотрудник, т. е., без пассажиров, не оформленный в качестве водителя. Но если ведется учет ГСМ, то документ оформлять нужно все равно.
С 1 марта 2023 года изменится состав сведений путевого листа и порядок его оформления
Согласно приказу Минтранса, утвержден новый состав сведений для путевых листов, а также правила их оформления. Изменения вступят в силу с 1 марта 2023 года.
Что изменится с 1 марта?
Вместо сведений о владельце транспортного средства, необходимо будет указывать сведения о лице, оформившем путевой лист.
В документе не будет наименования и номера путевого листа.
Путевой лист можно будет оформлять еще и в электронном виде — это делает владелец транспортного средства. Если транспорт находится в аренде с экипажем, путевой лист заполняет арендодатель.
В электронном путевом листе отметки о медосмотре медработник должен заверять усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью, созданной на Госуслугах.
Какие отметки необходимо заверять электронной подписью?
Усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью нужно заверять следующие отметки:
- о дате и времени выпуска транспорта на линию;
- о дате, времени и результате предрейсового контроля технического состояния*Заверяет сотрудник, который отвечает за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспорта.
- о дате, времени и показаниях одометра при выезде транспорта с парковки и заезде на нее (когда на транспортное средство оформляют несколько путевых листов на каждого водителя, эти же отметки необходимо заверять электронной подписью при передаче транспортного средства следующему водителю)*Заверяет назначенный руководителем ответственный.
Сколько действует путевой лист
Путевой лист выписывается на один рабочий день или рейс, если он превышает продолжительность смены. В течение дня один и тот же автомобиль может совершать несколько рейсов. В этом случае оформляется один документ перед первой поездкой, в нём отмечаются все рейсы за смену. Путевой лист грузового автомобиля, отправляющегося в командировку более чем на сутки, тоже выписывают один. В нём отмечают все передвижения для отслеживания маршрута и расхода топлива.
Если машиной пользуются несколько водителей, можно оформить путевой лист на каждого или один на всех. Во втором случае в нём отражаются данные каждого из них — сведения о машине остаются одни и те же — с обязательным разграничением срока использования. Например, Петров выезжал с 9:00 до 12:00, километраж такой-то, маршрут и прочие данные о его рейсе, а Сидоров с 14:00 до 18:00 — и также отразить сведения о его поездке. Свободная форма бланка позволяет его корректировать.
Особенности путевого листа 2023
Организация вправе сама разрабатывать и утверждать форму или использовать единые бланки (Постановление Госкомстата №78 от 28.11.1997). Однако если предприятие занимается перевозкой людей/грузов, учет движения автомобилей должен вестись в утвержденной форме. Использование нового бланка отражается в учетной политике компании. Также, согласно Приказу Минтранса №476 от 07.11.2017, в путевке необходимо прописывать дополнительные данные о владельце автомобиля: для предприятий – ОГРН, для ИП – ОГИП.
ВНИМАНИЕ! Требования приказа Минтранса РФ №152 от 18.09.2008 к оформлению путевок пересекаются с Уставом Автотранспорта. Соблюдать его обязаны перевозчики, которые ввозят что-то и имеют отдельное соглашение о поставках за оплату. Действие закона прекращается, когда речь идет о некоммерческой транспортировке пассажиров/ товаров либо единовременной поездке в собственных целях. Автомобилисту не нужна путевка. Если сотрудник ГИБДД потребует ее, подобные действия рассматриваются как нарушение прав. Постановление о денежном наказании легко отменить в судебном порядке. Во всех остальных ситуациях предусмотрен штраф за езду без п/л в размере 500-3000 рублей (ст.12.13 КоАП РФ).
Путевой лист требуется организациям и индивидуальным предпринимателям в следующих случаях:
- Расчет амортизации.
- Контроль передвижения ТС.
- Учет общих расходов на автотранспорт.
- Учет затрат на ГСМ и топливо (бензин).
- Начисление заработной платы водителям.
Данный документ является подтверждением обоснованности поездки, законной транспортировки пассажиров/груза, исправного состояния ТС и права его управления. Выписывание путевки ведется всегда при эксплуатации машины для рабочих целей. При этом форма собственности значения не имеет. Транспортное средство может числиться на балансе предприятия, быть арендованной у сторонней компании либо быть личной машиной работника и использоваться для потребностей организации. Путевой лист может быть выдан на месяц (30 дней), 1 рабочий день либо на 1 поездку. Новыми правилами заполнения п/л в 2023 году предусмотрена возможность продления периода его действия.
Порядок работы с электронными путевыми листами
Электронный путевой лист подписывается УКЭП или УНЭП, полученными на сайте Госуслуг. Документ должен содержать подписи:
-
медицинского работника, который проводил медосмотр водителя;
-
сотрудника компании или ИП, который отвечает за состояние и эксплуатацию транспорта. Подписью работник заверяет информацию о дате и времени выпуска транспорта на линию, а также о дате, времени и результате предрейсового контроля технического состояния транспорта;
-
сотрудника компании или ИП, который отвечает за снятие показаний одометра. Подпись ставится при каждом снятии показаний: сотрудник заверяет дату, время и показания прибора.